Jawapan Ringkas
Quotation dihantar sebelum apa-apa kerja mula — ia adalah anggaran harga untuk barang atau servis yang korang tawarkan. Invois pula dihantar selepas kerja siap (atau dah disahkan nak proceed) — ia adalah permintaan rasmi untuk bayaran. Quotation dulu, invois kemudian.
Fikir macam dua langkah dalam proses jualan yang sama: quotation untuk dapatkan persetujuan harga, invois untuk kutip bayaran bila kerja dah disahkan atau siap.
💡 Cara mudah ingat: Quotation = "Ini anggaran berapa kosnya." Invois = "Sila bayar saya sekarang."
Apa Itu Quotation?
Quotation (atau "sebut harga") adalah dokumen yang korang hantar kepada bakal customer sebelum apa-apa kerja bermula. Ia menerangkan barang atau servis yang akan korang sediakan, serta harga yang dicadangkan — supaya customer boleh buat keputusan sama ada nak proceed.
Quotation biasanya mengandungi:
- Nama bisnes dan maklumat hubungan korang
- Nama dan maklumat hubungan customer
- Nombor quotation yang unik
- Tarikh keluarkan dan tempoh sah (contoh: "sah selama 14 hari")
- Senarai item atau servis beserta anggaran harga
- Anggaran jumlah keseluruhan (termasuk cukai jika ada)
- Terma dan syarat (contoh: deposit diperlukan, tempoh penghantaran)
Bila customer tanya "berapa kos renovation dapur saya?" atau "berapa rate design logo?" — korang hantar quotation. Kerja belum mula lagi. Korang sekadar cadangkan harga untuk diorang approve.
Apa Itu Invois?
Invois adalah dokumen rasmi yang korang hantar bila kerja dah mula atau siap. Ia adalah permintaan bayaran, menyenaraikan apa yang betul-betul dah dihantar serta jumlah yang perlu dibayar.
Invois biasanya mengandungi:
- Nama bisnes dan maklumat hubungan korang
- Nama dan alamat customer
- Nombor invois yang unik
- Tarikh keluarkan dan tarikh due bayaran
- Senarai item atau servis yang dihantar beserta harga muktamad
- Jumlah keseluruhan yang perlu dibayar (termasuk cukai jika ada)
- Maklumat pembayaran atau nombor akaun bank
Bila customer approve quotation korang dan kerja dah siap — korang hantar invois. Kali ni bukan anggaran lagi; ia adalah jumlah sebenar yang diorang hutang, dan bila perlu bayar.
Perbandingan Terus
| Perkara | Quotation | Invois |
|---|---|---|
| Bila dikeluarkan? | Sebelum kerja mula | Selepas kerja siap atau disahkan |
| Maksudnya apa? | Anggaran harga yang dicadangkan | Permintaan bayaran |
| Harga dah muktamad? | Tidak — masih boleh berubah | Ya — jumlah muktamad yang perlu dibayar |
| Ada tarikh due? | Ada tempoh sah sebaliknya | Ya |
| Adakah ia mengikat dari segi undang-undang? | Tidak — ia cadangan je | Ya — wujudkan obligasi bayar |
| Siapa yang biasanya perlukan? | Customer nak bandingkan harga sebelum commit | Customer perlukan untuk proses bayaran |
Bila Perlu Hantar Quotation?
Korang patut hantar quotation bila:
- Customer tanya harga sebelum setuju apa-apa kerja
- Skop kerja belum disahkan lagi dan mungkin berubah
- Korang bersaing dengan vendor lain dan customer nak bandingkan harga
- Kerja melibatkan harga custom (contoh: renovation, event planning, order bulk)
- Nak ada bukti bertulis harga yang ditawarkan, kalau ada pertikaian kemudian
Bila Perlu Keluarkan Invois?
Korang patut keluarkan invois bila:
- Customer dah accept quotation korang dan kerja dah mula atau siap
- Korang dah hantar barang atau siapkan servis dan perlu kutip bayaran
- Customer korang adalah syarikat — bahagian kewangan diorang perlukan invois untuk proses bayaran
- Korang bagi terma kredit (contoh: bayar dalam 30 hari)
- Perlukan rekod rasmi dan mengikat dari segi undang-undang untuk jumlah yang dihutang
Boleh Ke Quotation Terus Jadi Invois?
Boleh — bila customer dah approve quotation korang, korang tak perlu mula semula dari kosong. Banyak tools invoicing (termasuk Easykey) benarkan korang tukar quotation yang dah diluluskan terus jadi invois dengan satu ketik je, sambil bawa semua item, kuantiti, dan harga secara automatik.
Ini jimat masa dan elak silap taip — invois akan sama persis dengan apa yang customer dah setuju dalam quotation.
💡 Sentiasa dapatkan pengesahan quotation (walaupun sekadar "ok, proceed" melalui WhatsApp) sebelum mula kerja. Ini lindungi korang kalau customer pertikaikan harga kemudian.
Contoh Situasi Sebenar
Katakanlah korang jalankan bisnes katering kecil. Ini cara dokumen bergerak untuk satu booking event baru:
- Customer minta katering untuk 100 tetamu. Korang hantar quotation sebanyak RM3,500, sah selama 7 hari.
- Customer sahkan booking dan minta korang proceed.
- Lepas event siap dihantar, korang tukar quotation tu terus jadi invois RM3,500, due dalam 7 hari.
Quotation yang dapatkan customer commit kepada harga; invois yang kutip bayaran bila kerja dah siap.
Macam Mana Easykey Bantu
Dengan Easykey Invoicing, korang boleh buat quotation dan invois dari app yang sama — guna phone atau laptop. Hantar quotation kepada customer melalui WhatsApp, dan bila diorang approve, tukar terus jadi invois dengan satu ketik.
Tak perlu Excel. Tak perlu taip semula senarai item. Tak perlu pening nak keluarkan dokumen yang mana satu.
Buat Quotation dan Invois dalam Minit — Percuma
Easykey dibina untuk bisnes kecil Malaysia. Hantar quotation profesional, tukar terus jadi invois, dan track bayaran — semua dari satu app yang mudah.
Cuba Percuma →✓ Tak perlu kad kredit. Tiada caj tersembunyi.